jak zapraszać i odpowiadać (na zaproszenia)

Zbliża się czas przyjęć, śledzików, spotkań mniej lub bardziej formalnych. Dodatkowo, na horyzoncie pojawiają się zaproszenia na przyjęcia sylwestrowe, po których będziemy bawili się na karnawałowych. W międzyczasie i później są urodziny, imieniny i wesela. Co je łączy? Goście – tak, ale ktoś musi ich zaprosić, a oni powinni się do tego zaproszenia ustosunkować… No właśnie, po co są te zaproszenia, jak napisać zaproszenie, albo odpowiedzieć, kiedy popełnia się gafę? Bo jest kilka delikatnych punktów…

Jak zapraszamy?

Zapraszamy w bezpośredniej rozmowie, przez telefon, wysyłając zaproszenie listowne, doręczając kartę zaproszeniową, a także e-mailowo (albo przypominamy się).

Kiedy (na ile przed wydarzeniem) zapraszamy?

Kierujmy się zasadą – im wyższa ranga osoby zapraszanej, tym wcześniej powinniśmy zaprosić.

Podyktowane jest to pragmatyzmem, bo im ktoś bardziej popularny (albo zwyczajnie zapracowany), tym bardziej jej lub jego kalendarz jest zapełniony innymi zobowiązaniami.

Dając sygnał wcześniej można liczyć na to, że osoba zapraszana będzie mogła wprowadzić korekty do swoich wcześniejszych planów i np. przygotować miesięczny raport dzień czy dwa wcześniej, aby mieć szansę uczestniczenia w naszym przyjęciu.

Wysłanie zaproszenia na trzy tygodnie przed wydarzeniem będzie jak najbardziej w porządku, niemniej na śluby, czy większe wydarzenia, które są organizowane w newralgicznych okresach:

wakacyjno-urlopowych,
świąteczno-urlopowych,

powinny być (myśląc strategicznie) wysłane zdecydowanie wcześniej.

Kto lubi być „plombą”?

Absolutnie NIE wysyłamy zaproszenia na ostatnią chwilę (poza sytuacjami wyjątkowymi). W dyplomacji jest to postrzegane jako, proszę mi wybaczyć nieeleganckie określenie, ale będzie ich dziś więcej – „zapchaj dziura”, „rezerwowy”.

Ktoś, kto otrzymuje takie zaproszenie bez dodatkowego (przepraszającego komentarza, bo zdarzają się przecież sytuacje krytyczne) wie, że inni, wcześniej zaproszeni, zrezygnowali z przyjęcia, zachorowali, coś im wypadło, etc. i by stoły nie świeciły pustkami, a goście nie siedzieli zbytnio przerzedzeni uruchamia się „plomby”.

Dobrze mieć listę rezerwową, ale nie korzystajmy z niej na ostatnią chwilę. Wyobraźmy sobie powyższy stół, przy którym siedzą tylko 3 osoby…

Dobry znajomy

Chyba, że mamy na podorędziu zaufanego znajomego, który uratuje (stół) sytuację. Kilka razy miałem przyjemność uczestniczyć podczas przyjęcia zasiadanego w gronie (wcześniej) mi nieznanym i było bardzo miło.

Czasem w firmach prosi się o taką przysługę osobę z zespołu, która będzie mogła podołać zadaniu, bo jak dobrze wiemy, przyjęcie to nie tylko jedzenie i picie.

Jak szybko odpowiadamy na zaproszenia?

Tak szybko, jak jest to możliwe. Wprawdzie nie musimy natychmiast, bo może trzeba poprzekładać kilka innych aktywności żeby znaleźć czas na tą z zaproszenia, ale miejmy na uwadze (czego wiele osób NIESTETY nie ma), że im szybciej to zrobimy, tym bardziej ułatwimy pracę zapraszającym.

W przypadku przyjęć zasiadanych pozwoli to gospodarzom (w sytuacji szybkiej odmowy) na skorzystanie z listy rezerwowej.

Gafą byłoby czekanie do ostatniego momentu i na dzień przed spotkaniem odpowiedzenie, że nie możemy przyjść (co się zdarza).

W przypadku przyjęć odbywających się na stojąco gospodarze, dzięki informacjom zwrotnym, będą mogli efektywniej zaplanować zarówno wynajem sali, ogrodu, obsługi kelnerskiej i cateringu.

Money, money, money

W obu sytuacjach wszystko sprowadza się do bardzo ważnej kwestii, czyli pieniędzy + mało eleganckich dla oka ubytków przy stole i samopoczucia pozostałych gości.

Jeżeli zapraszamy kilka osób, strat nie poniesiemy zbyt dużych (jeżeli goście nie przyjdą albo odwołają w ostatniej chwili), ale przy kilkudziesięciu osobach, czy kilkuset – 300 dań, których nie oddamy z powrotem, odpowiednia ilość obsługi kelnerskiej, której nie zwolnimy w ostatniej chwili, zbyt duża sala, której nie zmienimy na minutę przed wydarzeniem, będą już niepotrzebnym kosztem.

Co powinno zawierać zaproszenie?

W naszym interesie, ujmując biznesowo, jest takie poinformowanie gości (poprowadzenie za rękę), by nie musieli dzwonić, dopytywać się o pomoc na lewo i prawo (w hotelu, w którym odbywa się pięć innych konferencji, gdzie jest nasze wydarzenie), a także by czuli się komfortowo w stroju, w którym przyszli na przyjęcie.

Zaproszenie (w formie karty zaproszeniowej) powinno zawierać jak najwięcej informacji:

kto zaprasza;
z jakiej okazji;
kogo się zaprasza;
czy zaprasza z osobą towarzyszącą;
jaką spotkanie przybierze formę;
kiedy odbędzie się wydarzenie;
gdzie odbędzie się wydarzenie;
jaki strój będzie obowiązywał;
prośba o informację zwrotną na podany e-mail lub numer telefonu.
Określenia dotyczące prośby o potwierdzenie (informacja zwrotna):

Prośba o potwierdzenie

R.S.V.P. (fr. répondez s’il vous plaît)

tłumaczone jako „prosi się o odpowiedź” (umieszczamy w lewym lub prawym dolnym rogu zaproszenia obok numeru telefonu lub adresu e-mail), odpowiadamy jak najszybciej. OBOWIĄZKOWO ODPOWIADAMY! Z praktyki wiem, że im wyżej w hierarchii (myślę tu o zapraszanych), tym trudniej o informację zwrotną, albo ktoś informuje, że nie przyjdzie i przychodzi z kilkoma znajomymi…Do tego ta obdzwonka (dokładniej omawiam to na szkoleniach w Polskiej Akademii Protokołu i Etykiety (wystarczy kliknąć po więcej informacji).
Poniższe zaproszenie informuje o dwóch drogach kontaktu w sytuacji, gdy będziemy potwierdzali: e-mail lub telefon. Dodatkowo wiem, że mogę przyjść z osobą towarzyszącą.

R.S.V.P., a obok P.M. lub To Remind

taki zapis wskazuje, że zostaliśmy już powiadomieni o zaproszeniu (np. telefonicznie) i je przyjęliśmy, a otrzymujemy je w celu przypomnienia. Skrót P.M. oznacza „dla pamięci” (pro memoria, pour mémoire). Może się zdarzyć, że na zaproszeniu nie zostanie wydrukowane przekreślone R.S.V.P. lub, co również się praktykuje, odręcznie skreślone R.S.V.P., a tylko P.M. — w prawym dolnym rogu.
Poniższe zaproszenie jest tzw. „przypominajką” (dlatego jest przekreślenie), bo już je potwierdziłem w rozmowie telefonicznej swoją obecność. Jednocześnie wiem, że mało zręcznie byłyby przybyć z osobą towarzyszącą, bo zaproszenie jest tylko dla mnie.

Regrets only, Regrets seulement, En cas d’empechement

tłumaczymy jako „w razie kiedy nie będziemy mogli skorzystać z zaproszenia”. Stosowane jest to podczas przyjęć stojących. Prośba oznacza, że nie potwierdzamy przybycia, jeżeli zamierzamy skorzystać z zaproszenia. Odpowiadamy tylko wtedy, gdy wiemy, iż nie będziemy mogli się pojawić. Pod jednym z określeń umieszczamy na zaproszeniu numer telefonu lub adres e-mail. Ta forma jest najmniej komfortowa dla gospodarzy.

Punktualność (temat rzeka, ale na inny tekst). Może się zdarzyć, iż gospodarze poproszą nas o punktualne przybycie, wtedy na zaproszeniu, w sąsiedztwie godziny rozpoczęcia wydarzenia, pojawi się adnotacja s.t. (sine temporem). Jeżeli na zaproszeniu będzie widniał skrót c.t. (cum temporem), to znaczy, że nie musimy być punktualnie.

Po polsku D.U.P.A

Na zaproszeniu możemy się spotkać z polskimi odpowiednikami niektórych skrótów, które wymieniłem powyżej, np. u.s.o.o. będzie tożsame z R.S.V.P., gdyż po rozszyfrowaniu oznacza „uprasza się o odpowiedź”. Z kolei u.s.o.p.p. zapisane na karcie zaproszeniowej należy odczytywać jako: „uprasza się o punktualne przybycie”. Niemniej, uważałbym z powyższym, przypominając historię przypisywaną, albo hrabiemu Dzieduszyckiemu, albo Witkacemu, którzy otrzymawszy takie zaproszenie odpisali D.U.P.A. – ucierając nosa osobie, która chciała popisać się (jak mówią źródła) znajomością bon tonu.

Co, bawiąc się w eksperta od rozszyfrowywania, czytamy jako – Dziękuję.Uprzejmie.Przybędę. Akuratnie.

Warto wiedzieć:

godziny

Zapraszając na koktajl, podajemy początkową i końcową godzinę przybycia, np. 15.00 – 17.00.
W zaproszeniu na przyjęcia o charakterze zasiadanym podajemy jedynie godzinę rozpoczęcia spotkania.

dojazd

Jeżeli dojazd do miejsca, gdzie odbywa się przyjęcie jest w jakiś sposób utrudniony, informujemy o tym telefonicznie. Najlepiej w momencie, gdy goście będą potwierdzali przybycie, albo dołączamy zawczasu właściwą informację do zaproszenia.

nie poźniej, niż…

Zapraszający mogą poprosić nas o potwierdzenie woli przybycia do konkretnego dnia — data z prośbą będzie wtedy zamieszczona na zaproszeniu, np. not later than January 2 lub do 2 stycznia.

nie przekazujemy

Invitation non transferable — zaproszenie imienne. Taka informacja na zaproszeniu będzie oznaczać, iż nie możemy go przekazać innej osobie. Z reguły zaproszenia są sprawdzane przy wejściu. Czasem jest to podyktowane względami bezpieczeństwa, a czasem chęcią sprawdzenia przez organizatorów, kto faktycznie pojawił się np. na koktajlu. Bez oburzenia stosujemy się do próśb gospodarzy.

odręcznie

Imię i nazwisko gościa wypisujemy odręcznie czarnym atramentem. Jest to dobry zwyczaj, od którego nawet przy dużej liczbie gości nie powinniśmy odstępować.

dress code po raz pierwszy

W dyplomacji przyjęło się, że nie umieszczamy na zaproszeniu na koktajl informacji o obowiązującym ubiorze. Wiadomym jest, że obowiązuje wtedy strój wizytowy. Jednak to, co nie sprawia kłopotu dyplomatom, dla których stosowny ubiór jest częścią wykonywanego zawodu, może być problemem dla innych. Nie chcemy przecież, by nasi goście czuli się niekomfortowo, dokonując przed spotkaniem niewłaściwego wyboru swojej garderoby. Dlatego warto się zastanowić, czy umieszczać konkretną wskazówkę. Ponadto godzina wydarzenia powinna wskazać nam na typ stroju (im później, tym ciemniejszy garnitur, a jaśniejsza koszula).

e-mail

Niektórzy unikają umieszczania R.S.V.P. na zaproszeniach na koktajl z dużą ilością osób. Tłumaczą, zresztą słusznie, że przy bardzo dużej liczbie osób telefon może być ciągle zajęty. Wyjściem z sytuacji będzie podanie adresu e-mail.

dress code po raz drugi

Przyjęcia zasiadane będą wymagały dobrania właściwego stroju — należy się wtedy bezwzględnie stosować do informacji zawartej na zaproszeniu. W innym wypadku sprawimy przykrość gospodarzom, a przy okazji sami możemy się czuć nieswojo pośród właściwie ubranych gości.
Typy ubiorów dla kobiet są odpowiednikami męskich, choć mogą się pojawić dosłowne wskazówki, np. przy męskim typie ubioru „smoking” pojawi się sugestia dla Dam — „długa suknia”.

osoba towarzysząca

Na spotkanie robocze możemy otrzymać zaproszenie z przekreślonymi słowami osoba towarzysząca. Związane jest to z faktem, że niektórzy mają już seryjnie wydrukowane blankiety, na których zawarty jest szablon zaproszenia. Jeżeli nie przewidujemy proszenia osoby towarzyszącej ze względu na zawodowy charakter spotkania, przekreślamy wtedy wspomniane słowa.

forma

Stosowane formy zapraszania to: ma zaszczyt zaprosić, prosi lub proszą.

wymiary

Karta zaproszeniowa/zaproszenie ma wymiary przybliżone do widokówki i gramaturę do 300 gram. Wysyłamy ją w zamkniętej kopercie.

Powyższy tekst jest zaczerpnięty (z modyfikacjami) z mojej pierwszej książki „Etykieta w biznesie”, którą przygotowuję do kolejnego dodruku.

Wiem, że temat nie został wyczerpany, bo przyjęcia to temat rzeka np. Save The Date, czy follow up.

Chętnie rozwinę ten i wiele innych wątków związanych z etykietą w biznesie, podczas szkoleń orgazniowanych przez Polską Akademię Protokołu i Etykiety.

A jeżeli są Państwo zainteresowani wątkami dobrych manier i przyjęć pozwolę sobie polecić poniższą książkę (z rabatem) „Z klasą, na luzie”