Hasło z reklamy (ze zdjęcia poniżej) nie dawało mi spokoju od dawna, ale dopiero miesiąc temu mijałem je jako pasażer, więc mogłem bezpiecznie uchwycić tekst telefonem i podzielić się praktyczną refleksją – jak spóźnić się z klasą . Choć dla wielu osób słowa „klasa” i „spóźnienie” mogą kompletnie do siebie nie pasować, niemniej spróbuję.
zacznijmy od oczywistości
Spóźniać się na spotkanie biznesowe (załóżmy, że mówimy o pracy) jest nieelegancko, bo wszyscy powinniśmy szanować czas osób, z którymi przyszło nam się spotkać – bez względu na rangę drugiej osoby, doświadczenie w CV, czy kartę Multisport. Dodatkowo, czasem czytam wpisy (pojawiające się na LinkedIn), że ktoś odwołuje spotkanie tuż przed, albo w ogóle nie przychodzi, np. na rozmowę rekrutacyjną, ale to temat na inny wpis. Skupmy się na spóźnieniach.
dyplomacja
Nie trzeba być ekspertem od protokołu dyplomatycznego, ani przechodzić szkoleń z zakresu savoir-vivre w biznesie, aby wiedzieć, że spóźnienie może być formą pokazania, powiedzenia (bez słów), a nawet zamanifestowania czegoś – stosunku do drugiej osoby, osób, okoliczności, wydarzenia.
W dyplomacji, czyli pośród osób, które rozumieją (a przynajmniej powinny) subtelny język zegarka, spóźnienie mówi aż nadto. Tym bardziej, jeżeli nie jest usprawiedliwione wyjątkowymi okolicznościami, wiemy, że ktoś mógł pojawić się na czas, a mimo to się spóźnił.
stan wyjątkowy
Oczywiście zdarzają się sytuacje losowe i z tym trzeba się pogodzić, albo raczej – odpowiednio nań reagować. I to jest kluczem niniejszego wpisu, bo brak odpowiedniej reakcji (po stronie osoby spóźnionej) wystawia czyjąś cierpliwość, uprzejmość, dobrą wolę, przychylność, a nawet wizerunek na próbę. Nie wspominając już o postrzeganiu spóźnialskiej, czy spóźnialskiego.
jak dostałem lekcję
Kiedyś (jeszcze jako żółtodziób ze zbyt długimi rękawami w marynarce, który niewiele miał wspólnego z określeniem „etykieta w biznesie”, a słowa „start up” jeszcze nie było w słownikach) spóźniłem się na ważne spotkanie. Ostatecznie zaproszono mnie do sali konferencyjnej, ale przetrzymano (zanim pojawił się mój rozmówca) dwa razy dłużej niż samo spóźnienie. Dyplomata, który się ze mną spotkał, oświadczył, że ma dla mnie tylko chwilę. Straciłem wtedy szansę na atrakcyjne, a jak się później okazało, prestiżowe zlecenie, a przecież mogłem…
co mogłem zrobić?
Wystarczyło zadzwonić (poinformować) o swoim – dziś nazwiemy – statusie, wtedy kiedy już wiedziałem, że jestem spóźniony. Co wiedziałem już na jakąś godzinę przed…Czy to by coś zmieniło? Z pewnością wyglądałoby zdecydowanie bardziej profesjonalnie i zwiększałoby moją szansę na inne potraktowanie. Może nawet nic by się nie stało. Tak niewiele może zdziałać tak wiele.
jak spóźnić się z klasą
Biznesowy savoir-vivre, to nie tylko stek sztywnych zaleceń. A przynajmniej ja wyznaję zasady zdroworozsądkowego podejścia do etykiety w biznesie.
Jeżeli wychodząc z domu wiemy, że będziemy mieli spoooorą (pardon) obsuwę, dajmy (pardon) cynk drugiej stronie, że to czy tamto nas zatrzymało i najprawdopodobniej będziemy 30 minut po czasie (w najlepszym wypadku). A w związku z tym zapytajmy osobę oczekującą czy wciąż będzie miała czas się spotkać, bo jeżeli tak, to będziemy przeszczęśliwi, a jeżeli nie, to z chęcią spotkamy się w innym (przez nią wskazanym) terminie. Przy okazji – nie zapominajmy wpleść w wypowiedź przeprosin.
czy to coś zmienia?
Tak, sporo. Przyjrzyjmy się 4 ważnym skutkom:
- osoba, z którą mamy się spotkać (a wiemy, że się spóźnimy) rozumie, że ma do czynienia z kimś, kto pomimo tego, że może się spóźnić, dba o jej czas. Mimo przeciwności, które ją spotkały stara zachować się taktownie i profesjonalnie,
- osoba, z którą mamy się spotkać jest przygotowana na nasze spóźnienie. Może w międzyczasie zrobić inne rzeczy, a nie tylko wyczekiwać naszej osoby,
- jeżeli sama jest w „niedoczasie” nie będzie przerywała ważnego spotkania/ rozmowy, w której właśnie uczestniczy, tylko po to, żeby później czekać na nas 20 minut, wyczekując nerwowo przy wejściu do sali konferencyjnej, „a mogłem jeszcze porozmawiać z nimi…”,
- zwiększamy swoją szansę na odbycie się spotkania, bo ktoś może powiedzieć (nawet bez złośliwości): „Sorry, ale miałem na nasze spotkanie 30 minut, a za chwilę zaczynam kolejne.” Jakbym wcześniej wiedział, mógłbym coś poprzestawiać.
tak też nie róbmy
Poza spóźnieniem bez zapowiedzi, również mało taktowne będzie skontaktowanie się z osobą, z którą byliśmy umówieni punktualnie w czasie, w którym miało rozpocząć się spotkanie z informacją, że jednak będzie „do 40 minut opóźnienia”. Ale tak z ręką na sercu – przecież zdecydowanie wcześniej wiedzieliśmy, że się spóźnimy…
Wprawdzie lepiej zrobić to, niż nie zadzwonić wcale i przyjść po 40 minutach, ale nie nazwałbym tego zachowania mniejszym złem (z tych samych powodów, które wymieniłem powyżej). Po prostu tak nie róbmy, to nie 5 minut opóźnienia, bo szukamy miejsca na parkingu.
a przy okazji parkingu
Jeżeli spotykamy się z kimś po raz pierwszy na jego terenie, który dodatkowo jest nam obcy (inne miasto, inna dzielnica, nowe centrum biznesowe) przygotujmy się zawczasu:
- ustalmy telefon kontaktowy do osób, z którymi się spotykamy (że niby oczywiste? A ile razy szukało się „po mailach” w telefonie kontaktu „na już”, bo trzeba się dopytać, czy można wjechać na parking),
- sprawdźmy drogę dojazdu (np. czy zdarzają się korki, czy jest budowa, etc.) w mapie google’a można to oszacować,
- dopytajmy czy jest możliwość swobodnego parkowania, albo gdzie jest najbliższy parking dla gości (w zeszłym roku miałem przyjemność prowadzić szkolenia dla międzynarodowej firmy w kilku miastach i przy każdym z centrum biznesowych, w których znajdowały się oddziały mojego Klienta obowiązywały różne zasady związane z parkowaniem – raz mogłem zatrzymać się pod budynkiem, a raz musiałem pokonać spory odcinek od parkingu płatnego. Jeżeli bym założył, że wszędzie jest taka sama zasada, to bym się spóźnił na własne szkolenie w Krakowie, Warszawie i Poznaniu.
gospodarz poziom PRO
Aha – jeżeli kogoś zapraszamy do naszej siedziby, a miejsce parkingowe jest zarezerwowane tylko dla wyższej kadry menedżerskiej bądź są inne utrudnienia, poinformujmy zawczasu co i jak, bo może nasi goście wybiorą wtedy inny środek transportu (taxi, uber).
to może przyjść wcześniej na spotkanie?
Nie, bo to może być również mało komfortowe dla gospodarzy. Szczególnie, gdy nie ma recepcji z poczekalnią, gdzie goście mogą (nikomu nie przeszkadzając) poczekać. Poza tym, niektórzy odczuwają presję – niesłusznie, ale ich rozumiem.
Client Experience
Podczas szkoleń, albo konsultacji w ramach tematyki Client Experience często poruszam wątek wcześniejszego przyjścia na spotkanie, ale to jest możliwe tylko w sytuacji, gdy wcześniej do drugiej strony zadzwoniliśmy, spytaliśmy czy jest taka możliwość, a przy okazji daliśmy odczuć, że nasza propozycja nie jest zobowiązująca, bo mamy co ze sobą zrobić.
prywatnie
Wprawdzie pisałem cały czas o sytuacjach zawodowych, ale chyba nikt nie ma wątpliwości, że również do życia towarzyskiego będą pasowały jak ulał.
Bo przecież taktownie będzie uprzedzić znajomych, zanim wyjdą z domu do np. restauracji, czy kawiarni, że będą zmuszeni na nas poczekać dłużej niż trwa przygotowywanie najbardziej pracochłonnego dania głównego.
Przy okazji, pozwolę sobie zaprosić Państwa do skorzystania z oferty szkoleniowej lub doradztwa w ramach tematyki: savoir-vivre w biznesie. Jednym z wątków (przydatnych szczególnie w pracy, obsłudze klienta, podczas procesów sprzedażowych) jest moduł poświęcony spotkaniom. Wystarczy kliknąć poniższe logo, aby przejść do strony z opisem szkolenia.
